视频会议让远程工作和无国界办公室成为现实。随着业务的扩张和分公司的广泛开设，越来越多的企业正在加大对视频会议设备的投资，以便确保这些分布式团队能够进行流畅、高效的沟通、协作以及保持工作进展。
在此环境下，视频以成为首选的协作方式。了解视频会议的特征与注意事项，并通过学习以下五点开会诀窍，可以让你和你的团队成功的召开一场顺利且更有效率的视频会议。
一、选择合适的会议空间
召开视频会议之前，应该挑选合适的会议空间。在不同的会议环境下，除了要保持环境的整洁，还要考虑哪些事物会影响收音放音效果以及视频拍摄画面的呈现。
比如，现场是否过于空旷，会议空间是否有过多的玻璃材质，这些都容易产生回音和光线反射。安装音视频设备时，除了关注光源是否充足，还要注意是否容易背光与反光。尤其是会议室的设置，不论空间大小与布局，都会对混合视频会议的两端产生影响。
二、视频软硬件要安全可靠
视频会议的安全性至关重要，在选择音视频会议软件时，一定要选择腾讯会议、Zoom等值得信赖且相对安全的平台。出于对视频会议资讯安全的考量，以下五个建议值得你采纳。
- 预先设定进入会议的密码
- 不要在公开平台分享会议信息
- 善用主持人功能
- 慎用文件传输功能
- 视频会议软件更新到最新版本
事先测试和熟悉视频会议设备都非常重要。务必要先检查音视频设备的功能使用是否正常，以及当前的网络连接状况，尽量保持网速的稳定与较高的网络带宽，这样才能保证实时流畅的音视频传输。如果网络连接质量不佳，将会极大影响视频会议的协作效率和参会体验。
三、灵活运用屏幕共享功能
会议中经常需要进行内容协同，而视频会议最大的问题恰好在于无法面对面，没办法看到实体的会议资料。因此，视频会议软件的屏幕共享功能就显得非常重要。
在视频会议中分享文档与资料，可能会让同事看到与议题无关的内容，灵活运用屏幕共享功能可以避免这一尴尬。以腾讯会议为例，它具备三种画面分享方式：整个桌面分享、单一视窗分享、单一页面分享。请务必在参加视频会议前演练需要分享的资料，以便选择最适合你的屏幕分享方式。
四、看得清楚更要听得明白
要获得优质的视频会议体验，会议摄像头与显示器的摆放位置相当关键。当你与远程与会者有眼神交流时，交流会更加的诚恳自然，所以摄像头的最佳位置应与人坐下时眼睛的高度接近在同一水平线上，同时注意要将眼神对焦在镜头上。
视频会议收音方面，混合视频会议的声音来源通常更多也更复杂，多方同时讲话时会因听不清而导致会议效率低下，甚至产生尖锐的回声。建议挑选具备背景降噪和回声消除的全向麦克风扬声器，它能双向传递通透的人声，确保远程沟通的清晰流畅。
五、制定顺畅的会议秩序
视频会议容易发生多人同时说话、有人偏离会议主题、会议超时等一系列问题，会议主持人制定一些规则很有必要。比如发言前必须做出手势、规定每个人发言的时间并提醒，这样可以避免会议混乱或会议变得低效。
视频会议往往容易让远程人员缺乏参与感，因此会议主持人的角色非常重要。主持人可以做开场前的议题说明、掌握会议进程、分配每个人的发言主题或项目，让所有成员都能积极参与进来，也可通过事先议题准备让参会者保持会议专注。